Programy dla firm to nierzadko duży wydatek, dlatego ich zakup powinna poprzedzić analiza dostępnego oprogramowania pod kątem jego przydatności dla prowadzonego biznesu.
Nie każdy program znajdzie zastosowanie w firmie tylko dlatego, że działa ona w określonej branży. Często sposoby funkcjonowania na rynku oraz istniejące wewnątrz firm procesy sprawiają, że potrzeby IT są od siebie różne. Najważniejsze zatem, by oprogramowanie zawierało jak najwięcej funkcji – jednak wyłącznie tych potrzebnych.
Oprogramowanie księgowe to jedna z najliczniejszej grupy programów dla biznesu i równocześnie ten rodzaj oprogramowania, który zazwyczaj funkcjonuje osobno. Księgowość muszą prowadzić wszystkie firmy i każdy przedsiębiorca prowadzący indywidualną działalność gospodarczą. Równocześnie księgowość w tych firmach różni się w szczegółach, dlatego oprogramowanie dla księgowości jest bardzo uniwersalne. Z tego względu oraz z uwagi na znaczenie dobrze prowadzonych rozliczeń nie warto korzystać z wbudowanych modułów w inne aplikacje, a zaopatrzyć się w program dedykowany dla prowadzenia księgowości.
System zarządzania hotelem i oprogramowanie dla gastronomii to dedykowane aplikacje przeznaczone specjalnie dla rodzaju prowadzonej działalności. Ten pierwszy jest nieodzowną pomocą w prowadzeniu zarówno mniejszego hostelu, jak i ogromnych hoteli zdolnych do przyjęcia kilkuset gości. Jego funkcje są w stanie wspomóc wszystkie aspekty prowadzenia miejsca oferującego noclegi. Umożliwia prowadzenie rejestru meldunków, rezerwacji, a także harmonogramu sprzątania pokoi. Do tego umożliwia również w ograniczonym zakresie kontrolę nad gastronomią hotelu, mianowicie kuchnią dedykowana dla hotelowych gości. Oprogramowanie dla gastronomii natomiast koncentruje się na wszystkich aspektach prowadzenie restauracji lub innego lokalu gastronomicznego. Kontroluje wpływy i wydatki lokalu, pozwala monitorować stan zapasów. Ciekawym rozwiązaniem jest również system rozliczania rachunków dla określonego stolika. Dzięki temu kelnerzy na bieżąco doliczają do rachunku danego stolika kolejne zamawiane w trakcie jedzenia pozycje. Sprawdza się to szczególnie w dużych oraz w sieciowych lokalach.
Wybór oprogramowania dla firm nie powinien opierać się na przekonaniu, że im więcej funkcji ma dany program, tym lepszy jest. Każda aplikacja powinna być przede wszystkim spersonalizowana i przystosowana do potrzeb danej działalności.
